BHXH, BHYT, BHTN cho DN khi tuyển nhân viên đầu tiên — hướng dẫn từ A–Z

TL;DR

Tuyển dụng nhân sự đầu tiên là một cột mốc đáng tự hào của mọi doanh nghiệp, nhưng đi kèm với đó là trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về pháp luật lao động. Theo quy định hiện hành, ngay khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên với nhân viên, bạn bắt buộc phải đăng ký và đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) trong vòng 30 ngày.

Tổng tỷ lệ trích nộp bảo hiểm bắt buộc hiện nay là 32% dựa trên mức lương tháng đóng bảo hiểm. Trong đó, doanh nghiệp sẽ gánh chịu 21.5% (tính vào chi phí vận hành), và người lao động sẽ trích 10.5% từ lương gộp (gross salary) của mình. Việc chậm trễ đăng ký không chỉ gây ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với các khoản phạt vi phạm hành chính và tiền lãi chậm nộp rất lớn.

3 loại bảo hiểm bắt buộc doanh nghiệp cần biết

Khi nhắc đến "đóng bảo hiểm cho nhân viên", chúng ta thường gọi tắt là BHXH. Tuy nhiên, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (và Luật Bảo hiểm xã hội 2024 sắp có hiệu lực), hệ thống an sinh xã hội bắt buộc đối với người lao động có hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên bao gồm ba quỹ độc lập: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Mỗi loại quỹ phục vụ một mục đích bảo vệ khác nhau cho người lao động trong suốt quá trình làm việc và sau khi nghỉ hưu.

Thứ nhất là Bảo hiểm xã hội (BHXH). Đây là quỹ lớn nhất, nhằm bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hoặc khi đến tuổi nghỉ hưu. Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc đóng BHXH đầy đủ là cách tốt nhất để san sẻ gánh nặng tài chính. Ví dụ, khi nhân viên nữ nghỉ thai sản 6 tháng, cơ quan BHXH sẽ chi trả tiền lương cho khoảng thời gian này thay vì doanh nghiệp phải tự bỏ tiền túi ra trả.

Thứ hai là Bảo hiểm y tế (BHYT), được quy định chi tiết tại Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi 2014. Quỹ này hỗ trợ chi trả các chi phí khám chữa bệnh, tiền thuốc men và viện phí khi người lao động không may bị ốm đau, tai nạn cần can thiệp y tế. Thẻ BHYT do doanh nghiệp cấp có giá trị rất lớn, giúp nhân viên an tâm làm việc vì sức khỏe của họ đã có một mạng lưới an toàn bảo vệ.

Cuối cùng là Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), tuân thủ theo Luật Việc làm 2013. Quỹ này cung cấp một khoản trợ cấp tài chính tạm thời cho người lao động khi họ bị mất việc làm, đồng thời hỗ trợ họ học nghề và tìm kiếm công việc mới. Đối với chủ doanh nghiệp, việc đóng BHTN cũng là một cách để đảm bảo nhân viên cũ của mình không rơi vào khủng hoảng tài chính ngay lập tức nếu công ty buộc phải cắt giảm nhân sự do khó khăn kinh doanh.

Tỷ lệ đóng bảo hiểm chi tiết (Cập nhật mới nhất)

Để lập ngân sách nhân sự chính xác, chủ doanh nghiệp cần nắm rõ tỷ lệ phân bổ của con số 32% tổng mức đóng bảo hiểm. Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 (và các văn bản sửa đổi, bổ sung hiện hành áp dụng cho lộ trình đến năm 2026), tỷ lệ này được chia sẻ giữa người sử dụng lao động (doanh nghiệp) và người lao động theo một tỷ lệ cố định. Doanh nghiệp không được phép tự ý thay đổi tỷ lệ này hay ép người lao động chịu toàn bộ 32%.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải đóng 21.5% trên quỹ tiền lương tháng đóng bảo hiểm của người lao động. Khoản 21.5% này được phân bổ vào các quỹ như sau: 14% vào quỹ Hưu trí và Tử tuất; 3% vào quỹ Ốm đau và Thai sản; 0.5% vào quỹ Tai nạn lao động và Bệnh nghề nghiệp; 3% vào quỹ Bảo hiểm y tế; và 1% vào quỹ Bảo hiểm thất nghiệp. Khoản tiền này được tính là chi phí hợp lý hợp lệ của doanh nghiệp khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cuối năm.

Về phía người lao động, họ sẽ phải trích 10.5% từ tiền lương hàng tháng của mình. Tỷ lệ này bao gồm: 8% đóng vào quỹ Hưu trí và Tử tuất; 1.5% đóng vào quỹ Bảo hiểm y tế; và 1% đóng vào quỹ Bảo hiểm thất nghiệp. Trách nhiệm của doanh nghiệp là phải tính toán, khấu trừ khoản 10.5% này từ lương của nhân viên trước khi trả lương thực nhận (net salary), sau đó gộp chung với 21.5% của công ty để nộp cho cơ quan BHXH.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp dịch vụ tư vấn ký hợp đồng với nhân viên A với mức lương đóng bảo hiểm là 10.000.000 VNĐ/tháng. Mỗi tháng, doanh nghiệp phải trích từ quỹ hoạt động của mình 2.150.000 VNĐ (21.5%). Đồng thời, doanh nghiệp khấu trừ 1.050.000 VNĐ (10.5%) từ lương của nhân viên A. Tổng số tiền doanh nghiệp phải chuyển khoản cho cơ quan BHXH mỗi tháng cho nhân viên A là 3.200.000 VNĐ. Nhân viên A sẽ nhận mức lương thực tế (chưa trừ thuế TNCN nếu có) là 8.950.000 VNĐ.

Mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm

Một trong những câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu nhất là: "Có bắt buộc phải đóng bảo hiểm trên toàn bộ thu nhập thực tế của nhân viên không?". Câu trả lời là Không. Theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH ngày 30/12/2020, tiền lương tháng đóng BHXH bao gồm: Mức lương ghi trong hợp đồng, Phụ cấp lương và Các khoản bổ sung khác có tính chất cố định.

Điều này có nghĩa là, những khoản thu nhập biến đổi, không cố định hàng tháng sẽ không bị tính vào căn cứ đóng BHXH. Các khoản được loại trừ hợp pháp bao gồm: tiền thưởng sáng kiến, tiền thưởng hiệu suất (KPI), tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, và các khoản hỗ trợ khi người lao động có thân nhân kết hôn, sinh con hoặc từ trần. Việc tách bạch rõ ràng các khoản này trong hợp đồng lao động giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí một cách hợp pháp.

Tuy nhiên, mức lương đóng bảo hiểm không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP ngày 30/06/2024 (áp dụng từ 01/07/2024), mức lương tối thiểu Vùng I (áp dụng cho Hà Nội, TP.HCM và một số địa bàn phát triển) là 4.960.000 VNĐ/tháng. Nếu bạn trả lương cơ bản cho nhân viên làm việc toàn thời gian tại TP.HCM thấp hơn con số này để đóng BHXH, doanh nghiệp của bạn đang vi phạm pháp luật.

Đồng thời, pháp luật cũng quy định mức trần (mức tối đa) để đóng bảo hiểm. Đối với BHXH và BHYT, mức lương đóng tối đa không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở. Đối với BHTN, mức đóng tối đa không vượt quá 20 lần mức lương tối thiểu vùng. Quy định này nhằm giới hạn sự chênh lệch quá lớn trong việc hưởng các chế độ an sinh xã hội giữa những người có thu nhập cực cao và thu nhập trung bình.

Quy trình đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới (3 bước)

Khi doanh nghiệp vừa thành lập và tuyển dụng nhân sự đầu tiên, bạn cần mở mã đơn vị tại cơ quan BHXH cấp Quận/Huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Quá trình này hiện nay đã được số hóa gần như hoàn toàn, giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian đi lại. Bạn không cần phải mang hồ sơ giấy lên trực tiếp cơ quan BHXH như trước đây nữa.

Bước 1: Chuẩn bị Chữ ký số và Phần mềm kê khai BHXH Để giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, doanh nghiệp bắt buộc phải có Chữ ký số (Token) đang còn hiệu lực. Đây chính là chữ ký số bạn dùng để xuất hóa đơn điện tử và nộp thuế. Tiếp theo, bạn cần đăng ký sử dụng một phần mềm kê khai BHXH (IVAN) của các nhà cung cấp được BHXH Việt Nam cấp phép như VNPT, Viettel, TS24, BKAV, hoặc sử dụng Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam (miễn phí nhưng giao diện khó dùng hơn).

Bước 2: Lập hồ sơ đăng ký tham gia lần đầu Trên phần mềm kê khai, bạn sẽ tiến hành điền các biểu mẫu theo quy định. Đối với doanh nghiệp đăng ký lần đầu, hai biểu mẫu quan trọng nhất là:

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT. Tại đây, bạn điền thông tin công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
• Mẫu D02-LT: Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Bạn sẽ nhập thông tin của nhân viên đầu tiên vào danh sách này (Họ tên, CCCD, mức lương đóng, chức vụ...).

Bước 3: Ký số, nộp hồ sơ và nhận kết quả Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn cắm USB Token vào máy tính, thực hiện ký số và gửi hồ sơ qua hệ thống. Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ trực tuyến. Thông thường, trong vòng 5-7 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ gửi thông báo cấp "Mã đơn vị" (thường bắt đầu bằng chữ T, Y hoặc Z tùy quận) về email của doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp của bạn đã chính thức có tên trên hệ thống BHXH quốc gia.

• Mua chữ ký số (Token) cho doanh nghiệp
• Cài đặt phần mềm kê khai BHXH (IVAN)
• Thu thập thông tin CCCD, Hợp đồng lao động của nhân viên
• Điền mẫu TK3-TS (thông tin công ty) và D02-LT (danh sách nhân viên)
• Ký số và nộp hồ sơ điện tử
• Nhận Mã đơn vị từ cơ quan BHXH qua email

Hồ sơ cần chuẩn bị cho từng tình huống nhân sự

Tùy thuộc vào lịch sử làm việc của nhân viên bạn vừa tuyển dụng, hồ sơ khai báo BHXH sẽ có sự khác biệt. Việc phân loại đúng tình trạng của nhân sự ngay từ đầu sẽ giúp quá trình báo tăng (đăng ký mới) diễn ra suôn sẻ, tránh bị cơ quan BHXH trả lại hồ sơ yêu cầu bổ sung.

Tình huống 1: Nhân viên mới hoàn toàn, chưa từng đóng BHXH Đây là trường hợp nhân sự vừa tốt nghiệp hoặc trước đây chỉ làm công việc tự do (freelance) không ký hợp đồng lao động. Đối với trường hợp này, ngoài việc điền tên vào danh sách D02-LT, doanh nghiệp yêu cầu nhân viên điền thêm Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT). Cơ quan BHXH sẽ dựa vào thông tin này để cấp cho nhân viên một mã số BHXH mới tinh và phát hành thẻ BHYT.

Tình huống 2: Nhân viên đã có sổ BHXH từ công ty cũ Đây là trường hợp phổ biến nhất. Nhân viên đã đi làm ở nơi khác và đã được cấp mã số BHXH (dãy 10 chữ số). Bạn chỉ cần yêu cầu nhân viên cung cấp đúng mã số BHXH này và điền vào mẫu D02-LT. Hệ thống sẽ tự động nối tiếp quá trình đóng bảo hiểm của họ tại công ty bạn. Lưu ý, bạn không cần giữ sổ BHXH bản cứng của nhân viên, theo quy định mới, người lao động tự bảo quản sổ của mình.

Tình huống 3: Nhân viên nghỉ việc (Báo giảm và chốt sổ) Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp phải làm thủ tục "Báo giảm" trên phần mềm BHXH từ ngày 1 đến ngày 15 của tháng tiếp theo để không bị tính tiền bảo hiểm của tháng đó. Sau khi báo giảm thành công và doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ đóng tiền, bạn phải làm thêm thủ tục "Chốt sổ BHXH" (in tờ rời xác nhận quá trình đóng tại công ty bạn) để trả cho người lao động. Nếu bỏ qua bước này, người lao động sẽ không thể lãnh bảo hiểm thất nghiệp. Để quản lý tốt quy trình nhận và cho nghỉ việc, bạn nên tham khảo Bộ 12 mẫu văn bản nhân sự bắt buộc cho DN dưới 20 người để đảm bảo tính pháp lý.

Đóng tiền bảo hiểm hàng tháng — Quy trình và lưu ý

Sau khi đã có Mã đơn vị và báo tăng lao động thành công, việc tiếp theo của chủ doanh nghiệp là duy trì việc đóng tiền bảo hiểm đều đặn hàng tháng. Đây là nghĩa vụ tài chính bắt buộc và cơ quan BHXH quản lý việc thu tiền rất chặt chẽ.

Theo quy định, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng, doanh nghiệp phải trích tiền từ tài khoản công ty để nộp vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH cấp Quận/Huyện nơi doanh nghiệp đăng ký. Ví dụ, tiền BHXH của tháng 8 phải được nộp chậm nhất vào ngày 31 tháng 8. Bạn có thể chọn phương thức đóng hàng tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng một lần, nhưng đối với doanh nghiệp nhỏ, đóng hàng tháng là cách tốt nhất để quản lý dòng tiền.

Khi chuyển khoản, cú pháp (nội dung chuyển tiền) cực kỳ quan trọng. Hệ thống của BHXH ghi nhận tự động dựa trên mã đơn vị. Cú pháp chuẩn thường là: [Mã đơn vị] - [Tên công ty] - Đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng [MM/YYYY]. Ví dụ: TA1234A - Cong ty TNHH ABC - Dong BHXH thang 08/2024. Nếu bạn ghi sai mã đơn vị, tiền sẽ bị treo trên hệ thống, và công ty bạn vẫn bị tính là nợ đọng bảo hiểm.

Nếu doanh nghiệp chậm nộp tiền bảo hiểm từ 30 ngày trở lên, ngoài việc phải đóng đủ số tiền gốc, doanh nghiệp sẽ bị tính tiền lãi chậm nộp. Mức lãi suất này cao hơn lãi suất ngân hàng và được tính cộng dồn theo từng ngày. Hơn nữa, khi công ty nợ tiền bảo hiểm, thẻ BHYT của nhân viên sẽ bị khóa, khiến họ không thể đi khám chữa bệnh, gây bức xúc và ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần làm việc của đội ngũ.

Hướng dẫn nhân viên cài đặt ứng dụng VssID

VssID là ứng dụng bảo hiểm xã hội số trên thiết bị di động do BHXH Việt Nam phát hành. Đối với doanh nghiệp, việc khuyến khích và hướng dẫn nhân viên cài đặt VssID mang lại lợi ích kép, vừa thể hiện sự minh bạch của công ty, vừa giảm tải công việc giải đáp thắc mắc cho bộ phận nhân sự.

Khi cài đặt VssID, nhân viên có thể tự mình theo dõi quá trình đóng BHXH hàng tháng. Họ sẽ thấy rõ công ty có đang đóng bảo hiểm cho mình đúng hạn và đúng mức lương cam kết hay không. Sự minh bạch này xây dựng niềm tin rất lớn giữa nhân sự và chủ doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn công ty mới thành lập, khi niềm tin là yếu tố giữ chân nhân tài quan trọng nhất.

Bên cạnh đó, VssID hiện nay đã thay thế hoàn toàn thẻ BHYT giấy. Khi đi khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế, nhân viên chỉ cần mở ứng dụng VssID, xuất trình hình ảnh thẻ BHYT hoặc mã QR code trên màn hình điện thoại là được chấp nhận. Điều này giúp doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc in ấn, phát thẻ giấy hay xử lý các trường hợp nhân viên làm mất thẻ BHYT.

Để tạo trải nghiệm chuyên nghiệp ngay từ những ngày đầu, bạn nên đưa việc hướng dẫn cài đặt VssID vào một phần của quá trình hội nhập nhân sự mới. Bạn có thể tìm hiểu thêm cách lồng ghép nội dung này một cách mượt mà tại bài viết Quy trình onboarding 7 ngày cho nhân viên đầu tiên của VSIS.

Các trường hợp đặc biệt: Thử việc và Nhân sự nước ngoài

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp sẽ gặp phải những tình huống nhân sự không nằm trong khuôn khổ hợp đồng lao động tiêu chuẩn. Hiểu rõ luật trong các trường hợp này giúp bạn tối ưu chi phí mà vẫn tuân thủ pháp luật.

Đối với nhân viên đang trong thời gian thử việc: Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng thử việc không thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH. Tuy nhiên, ranh giới pháp lý nằm ở cách bạn ký hợp đồng. Nếu bạn ký một "Hợp đồng thử việc" hoàn toàn độc lập (thời hạn 1-2 tháng), bạn không phải đóng BHXH cho nhân sự trong thời gian này. Nhưng nếu bạn gộp thời gian thử việc vào chung một "Hợp đồng lao động" (ví dụ: HĐLĐ 12 tháng, trong đó 2 tháng đầu là thử việc), thì bạn bắt buộc phải đóng BHXH cho nhân viên ngay từ tháng đầu tiên thử việc. Thực tế ở các doanh nghiệp nhỏ, việc ký hợp đồng thử việc độc lập là giải pháp an toàn và tiết kiệm nhất.

Đối với người lao động nước ngoài: Nếu doanh nghiệp của bạn tuyển dụng chuyên gia hoặc người lao động mang quốc tịch nước ngoài, quy định về bảo hiểm sẽ phức tạp hơn. Theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động và ký hợp đồng từ đủ 1 năm trở lên thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH và BHYT (không phải đóng BHTN). Tỷ lệ đóng của doanh nghiệp cho lao động nước ngoài hiện tại là 20.5% và người lao động đóng 9.5%. Thủ tục báo tăng cho người nước ngoài yêu cầu phải có bản sao hộ chiếu và giấy phép lao động hợp lệ.

Những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp bị phạt

Nhiều chủ doanh nghiệp mới thành lập do bận rộn với việc phát triển kinh doanh đã vô tình mắc phải những sai lầm nghiêm trọng trong công tác quản lý BHXH, dẫn đến những khoản phạt không đáng có.

Sai lầm thứ nhất là "Quên" đăng ký BHXH trong vòng 30 ngày. Theo quy định, kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực, doanh nghiệp có đúng 30 ngày để hoàn tất thủ tục báo tăng BHXH. Nhiều chủ doanh nghiệp đợi đến khi nhân viên làm được 3-4 tháng, thấy "ổn định" rồi mới bắt đầu làm thủ tục. Khi đó, cơ quan BHXH sẽ yêu cầu truy thu toàn bộ số tiền của các tháng trước đó, cộng thêm tiền lãi chậm nộp, và doanh nghiệp có thể bị phạt vi phạm hành chính từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng.

Sai lầm thứ hai là Thỏa thuận không đóng BHXH để trả thẳng vào lương. Nhiều nhân viên trẻ thích nhận tiền mặt (net) cao hơn nên đề xuất công ty không đóng BHXH và cộng khoản 21.5% đó vào lương. Chủ doanh nghiệp tưởng chừng đây là thỏa thuận "đôi bên cùng có lợi", nhưng về mặt pháp luật, đây là hành vi trốn đóng BHXH. Thỏa thuận này hoàn toàn vô hiệu trước pháp luật. Nếu bị thanh tra phát hiện, doanh nghiệp vẫn phải nộp phạt và truy thu toàn bộ số tiền bảo hiểm, dù đã lỡ trả khoản tiền đó cho nhân viên.

Sai lầm thứ ba là Khai báo mức lương đóng bảo hiểm quá thấp, không hợp lý. Như đã đề cập ở phần trên, việc chẻ nhỏ lương thành hàng chục loại phụ cấp để lách luật đang bị cơ quan chức năng rà soát rất gắt gao. Nếu một nhân viên giữ chức vụ Trưởng phòng, lương thực nhận 30 triệu đồng nhưng doanh nghiệp chỉ khai báo đóng BHXH ở mức 5 triệu đồng, cơ quan Thuế và BHXH (hiện đã liên thông dữ liệu) sẽ dễ dàng phát hiện sự bất hợp lý này qua hồ sơ quyết toán thuế TNDN.

Chủ doanh nghiệp có được đóng BHXH không?

Một câu hỏi rất thú vị mà VSIS thường nhận được là: "Tôi là Giám đốc, chủ sở hữu công ty, vậy tôi có được đóng BHXH tại chính công ty của mình không?". Câu trả lời phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và việc bạn có nhận lương hay không.

Nếu bạn là Giám đốc Công ty TNHH 1 thành viên (do chính bạn làm chủ sở hữu) và bạn không nhận lương (chỉ hưởng lợi nhuận sau thuế), bạn không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Tiền đóng BHXH cho chính bạn trong trường hợp này sẽ không được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Nếu muốn có lương hưu, bạn có thể tự mua BHXH tự nguyện với tư cách cá nhân.

Tuy nhiên, nếu bạn là Giám đốc Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, hoặc Công ty Cổ phần, và bạn có ký hợp đồng lao động, có nhận lương hàng tháng từ công ty để điều hành công việc, thì bạn hoàn toàn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc như một nhân viên bình thường. Việc đóng BHXH cho chủ doanh nghiệp trong trường hợp này giúp bạn được hưởng đầy đủ các chế độ ốm đau, thai sản và hưu trí, đồng thời khoản chi này được tính vào chi phí hợp lệ của doanh nghiệp.

Khi nào nên tự làm, khi nào nên thuê dịch vụ kế toán?

Đối với một doanh nghiệp mới thành lập có từ 1 đến 3 nhân sự, việc tự tìm hiểu và thực hiện các thủ tục BHXH là hoàn toàn khả thi. Các phần mềm kê khai hiện nay có giao diện khá trực quan, và tổng đài hỗ trợ của các nhà cung cấp chữ ký số cũng rất nhiệt tình. Việc tự làm trong giai đoạn đầu giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ quy trình vận hành và tiết kiệm được một khoản chi phí dịch vụ hàng tháng. Bạn có thể xem thêm Lộ trình 12 tháng để biết cách phân bổ thời gian cho các công việc hành chính này.

Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự bắt đầu vượt qua con số 5, hoặc khi công ty có sự biến động nhân sự liên tục (người ra, người vào, người nghỉ thai sản, người ốm đau cần làm hồ sơ hưởng chế độ), khối lượng công việc hành chính sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Lúc này, thời gian của chủ doanh nghiệp nên được tập trung hoàn toàn vào việc tìm kiếm khách hàng và phát triển sản phẩm, thay vì loay hoay với các biểu mẫu D02-LT hay TK3-TS.

Đây là thời điểm "vàng" để bạn cân nhắc việc thuê dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ làm BHXH trọn gói. Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ thay bạn xử lý toàn bộ quy trình báo tăng, báo giảm, chốt sổ, làm hồ sơ thai sản, ốm đau và đối chiếu số liệu hàng tháng với cơ quan BHXH. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để gỡ rối các thủ tục hành chính, kế toán và bảo hiểm, hãy tham khảo dịch vụ Hỗ trợ DN từ VSIS để được tư vấn lộ trình tối ưu chi phí nhất. Đừng quên tải các biểu mẫu nhân sự chuẩn chỉnh tại thư viện template miễn phí của chúng tôi để bắt đầu xây dựng quy trình chuyên nghiệp ngay hôm nay.

Key takeaways

• Quy tắc 30 ngày: Bắt buộc đăng ký BHXH, BHYT, BHTN trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên.
• Tỷ lệ 32%: Tổng mức đóng là 32% lương (Doanh nghiệp chịu 21.5%, khấu trừ từ lương nhân viên 10.5%).
• Mức lương đóng: Không được thấp hơn lương tối thiểu vùng (Vùng I hiện tại là 4.960.000 VNĐ) và bao gồm lương cơ bản + phụ cấp cố định.
• Số hóa 100%: Sử dụng Chữ ký số và phần mềm IVAN để khai báo trực tuyến, không cần nộp hồ sơ giấy.
• Không thỏa thuận trái luật: Việc thỏa thuận trả tiền BHXH vào lương để không phải đóng bảo hiểm là vi phạm pháp luật và sẽ bị phạt nặng.
• Hợp đồng thử việc: Nên ký hợp đồng thử việc riêng biệt (tối đa 2 tháng) để không phải đóng BHXH trong giai đoạn này.
• Minh bạch qua VssID: Hướng dẫn nhân viên cài đặt app VssID để tự theo dõi quá trình đóng và sử dụng thay thẻ BHYT giấy.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty tôi có nhân viên làm việc part-time 4 tiếng/ngày, có phải đóng BHXH không? Nếu nhân viên part-time ký hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên và mức lương thỏa thuận bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng (tính theo tỷ lệ thời gian làm việc), thì vẫn phải đóng BHXH. Nếu ký hợp đồng khoán việc hoặc lương thấp hơn mức tối thiểu, thì không bắt buộc.

2. Nhân viên của tôi đang đóng BHXH ở một công ty khác, sang công ty tôi làm thêm thì xử lý thế nào? Theo quy định, một người lao động chỉ đóng BHXH, BHYT tại nơi ký hợp đồng lao động đầu tiên (hoặc nơi có mức lương cao nhất theo thỏa thuận). Tại công ty của bạn (công ty thứ 2), bạn chỉ cần đóng 1% Bảo hiểm Tai nạn lao động - Bệnh nghề nghiệp cho họ. Phần 20.5% còn lại, bạn phải chi trả trực tiếp vào lương cho nhân viên.

3. Nếu công ty chậm nộp tiền BHXH thì bị tính lãi suất bao nhiêu? Lãi suất chậm nộp BHXH, BHYT, BHTN được tính bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề (thường dao động khoảng 0.8% - 1%/tháng tùy năm). Lãi được tính cộng dồn trên tổng số tiền nợ.

4. Nhân viên làm mất sổ BHXH bản cứng, công ty có phải làm lại cho họ không? Hiện nay, người lao động tự bảo quản sổ BHXH. Nếu làm mất, người lao động có thể tự cài đặt ứng dụng VssID để sử dụng bản điện tử, hoặc tự làm thủ tục xin cấp lại sổ BHXH (Mẫu TK1-TS) gửi cơ quan BHXH, doanh nghiệp không bắt buộc phải làm thay việc này.

5. Công ty mới thành lập chưa có doanh thu, có được xin nợ tiền BHXH không? Không. Pháp luật không có quy định cho phép doanh nghiệp nợ tiền BHXH vì lý do chưa có doanh thu. Ngay khi phát sinh hợp đồng lao động, nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt đầu có hiệu lực. Nếu khó khăn về dòng tiền, bạn nên cân nhắc kỹ việc ký hợp đồng lao động chính thức.