Cách tính lương cho nhân viên — gross-net, BHXH, thuế TNCN (kèm Excel template)

TL;DR

Lương Gross là tổng thu nhập trên giấy tờ mà doanh nghiệp cam kết trả cho nhân viên, trong khi lương Net là số tiền thực tế nhân viên nhận được qua tài khoản ngân hàng mỗi tháng. Khoản chênh lệch giữa hai con số này đến từ hai nghĩa vụ tài chính bắt buộc: 10.5% trích nộp các loại bảo hiểm (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) tính theo biểu thuế luỹ tiến từng phần. Việc hiểu rõ và tính toán chính xác các khoản này không chỉ giúp chủ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn minh bạch chi phí, tránh những tranh chấp không đáng có với người lao động trong quá trình vận hành.

Gross vs Net — định nghĩa với ví dụ cụ thể

Trong quá trình tuyển dụng và vận hành nhân sự, thuật ngữ lương Gross và lương Net luôn là chủ đề được quan tâm hàng đầu. Lương Gross được hiểu đơn giản là tổng mức thu nhập mà doanh nghiệp đề xuất trả cho người lao động mỗi tháng. Con số này bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp, trợ cấp và hoa hồng (nếu có), nhưng chưa bị trừ đi bất kỳ khoản chi phí bắt buộc nào. Đứng ở góc độ chủ doanh nghiệp, lương Gross giúp bạn dễ dàng hình dung được tổng ngân sách cơ bản cần chi trả cho một vị trí nhân sự trước khi cộng thêm phần bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng.

Ngược lại, lương Net là con số cuối cùng mà người lao động thực nhận vào tài khoản ngân hàng vào ngày trả lương. Để từ Gross ra được Net, kế toán hoặc người làm nhân sự sẽ phải lấy tổng thu nhập Gross trừ đi phần trăm bảo hiểm bắt buộc mà người lao động phải chịu, sau đó tiếp tục trừ đi thuế thu nhập cá nhân (nếu mức thu nhập chạm ngưỡng phải nộp thuế). Lương Net chính là "tiền mang về cho mẹ", là con số mà nhân viên quan tâm nhất để trang trải cuộc sống hàng ngày.

Đội biên tập VSIS thường thấy các doanh nghiệp mới thành lập hay gặp lúng túng khi chốt lương với ứng viên. Lời khuyên thực tế là bạn luôn nên đàm phán và ký hợp đồng lao động bằng lương Gross. Việc này giúp minh bạch hóa trách nhiệm đóng thuế và bảo hiểm của người lao động, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp khỏi những biến động khi nhà nước thay đổi tỷ lệ đóng bảo hiểm hoặc mức giảm trừ gia cảnh.

3 khoản trừ vào lương NV (BHXH 8% + BHYT 1.5% + BHTN 1% + TNCN)

Khi tính toán lương cho nhân viên, khoản khấu trừ đầu tiên và bắt buộc đối với người lao động ký hợp đồng từ đủ 1 tháng trở lên là các loại bảo hiểm. Theo quy định hiện hành (tham khảo Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014 và các văn bản hướng dẫn), tổng tỷ lệ trích lập bảo hiểm từ phía người lao động là 10.5% tính trên mức lương đóng bảo hiểm. Mức lương đóng bảo hiểm này thường là lương cơ bản cộng với các khoản phụ cấp có tính chất cố định, được ghi rõ trong hợp đồng lao động.

Cụ thể, con số 10.5% này được chia thành ba quỹ riêng biệt với các mục đích bảo trợ khác nhau. Đầu tiên là 8% trích vào quỹ hưu trí và tử tuất của Bảo hiểm xã hội (BHXH), giúp người lao động tích lũy cho lương hưu sau này. Tiếp theo là 1.5% trích vào quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT), cấp thẻ BHYT để người lao động khám chữa bệnh. Cuối cùng là 1% trích vào quỹ Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), hỗ trợ người lao động một khoản trợ cấp trong trường hợp họ mất việc làm và đang trong thời gian tìm kiếm công việc mới.

Ngoài 10.5% mà người lao động phải chịu (trừ thẳng vào lương Gross), chủ doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng công ty phải đóng thêm một khoản tương đương 21.5% trên quỹ lương đóng bảo hiểm của nhân viên đó. Tuy nhiên, phần 21.5% này là chi phí vận hành của doanh nghiệp, không được phép trừ vào lương Gross của nhân viên. Để hiểu rõ hơn về quy trình đăng ký và nộp các khoản này, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về BHXH, BHYT, BHTN cho DN khi tuyển nhân viên đầu tiên — hướng dẫn từ A–Z.

Khoản khấu trừ thứ hai, phức tạp hơn và không phải ai cũng phải chịu, chính là Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Thuế TNCN chỉ phát sinh khi thu nhập của người lao động sau khi đã trừ đi các khoản bảo hiểm bắt buộc và các khoản giảm trừ gia cảnh vẫn còn dư ra một khoản gọi là "thu nhập tính thuế". Chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về cách tính khoản thuế này ở các phần tiếp theo.

Bảng thuế TNCN luỹ tiến 2026 (7 bậc)

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Việt Nam không áp dụng một mức thuế suất cố định (flat rate) mà được tính theo phương pháp luỹ tiến từng phần. Điều này có nghĩa là thu nhập càng cao, phần thu nhập vượt lên ở các mức cao hơn sẽ phải chịu mức thuế suất lớn hơn. Theo quy định (tham khảo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 ngày 21/11/2007, sửa đổi bổ sung 2012, 2014), biểu thuế luỹ tiến này được chia thành 7 bậc rõ ràng.

Bậc 1 áp dụng cho phần thu nhập tính thuế (sau khi đã trừ bảo hiểm và giảm trừ gia cảnh) đến 5 triệu đồng/tháng, với mức thuế suất là 5%. Bậc 2 áp dụng cho phần thu nhập từ trên 5 triệu đến 10 triệu đồng, chịu thuế suất 10%. Bậc 3 từ trên 10 triệu đến 18 triệu đồng, chịu thuế suất 15%. Bậc 4 từ trên 18 triệu đến 32 triệu đồng, chịu thuế suất 20%. Bậc 5 từ trên 32 triệu đến 52 triệu đồng, chịu thuế suất 25%. Bậc 6 từ trên 52 triệu đến 80 triệu đồng, chịu thuế suất 30%. Và cuối cùng, bậc 7 áp dụng cho phần thu nhập vượt trên 80 triệu đồng/tháng với mức thuế suất cao nhất là 35%.

Một sai lầm rất phổ biến mà đội biên tập VSIS thường thấy ở các chủ doanh nghiệp non-technical là hiểu nhầm cách tính luỹ tiến. Ví dụ, nếu thu nhập tính thuế của nhân viên là 6 triệu đồng, họ không phải đóng 10% cho toàn bộ 6 triệu đó. Thực tế, 5 triệu đầu tiên chỉ chịu 5% (tương đương 250.000 VNĐ), và chỉ có 1 triệu vượt mức (từ 5 đến 6 triệu) mới phải chịu mức 10% (tương đương 100.000 VNĐ). Tổng thuế phải nộp chỉ là 350.000 VNĐ. Việc hiểu đúng bản chất luỹ tiến giúp bạn giải thích rõ ràng cho nhân viên, tránh việc họ lo sợ khi được tăng lương sẽ bị "trừ thuế hết".

Giảm trừ gia cảnh 2026 (bản thân 11tr, phụ thuộc 4.4tr/người)

Trước khi áp dụng biểu thuế luỹ tiến 7 bậc nêu trên, nhà nước cho phép người lao động được trừ đi một số tiền nhất định để đảm bảo mức sống cơ bản, gọi là giảm trừ gia cảnh. Theo quy định hiện hành (tham khảo Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14 ngày 02/06/2020), mức giảm trừ gia cảnh được chia làm hai phần: giảm trừ cho bản thân người nộp thuế và giảm trừ cho người phụ thuộc.

Mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế hiện tại là 11.000.000 VNĐ/tháng (tương đương 132.000.000 VNĐ/năm). Điều này có nghĩa là bất kỳ người lao động nào có thu nhập từ tiền lương, tiền công (sau khi trừ bảo hiểm bắt buộc) dưới 11 triệu đồng/tháng sẽ hoàn toàn không phải nộp thuế TNCN, bất kể họ có người phụ thuộc hay không. Khoản giảm trừ này được tự động áp dụng khi doanh nghiệp tính lương cho nhân viên mà không cần thủ tục đăng ký phức tạp.

Phần thứ hai là giảm trừ cho người phụ thuộc, với mức 4.400.000 VNĐ/tháng cho mỗi một người phụ thuộc. Người phụ thuộc có thể là con cái dưới 18 tuổi, con cái trên 18 tuổi đang đi học không có thu nhập, hoặc cha mẹ già yếu ngoài độ tuổi lao động không có lương hưu. Tuy nhiên, để được áp dụng mức giảm trừ 4.4 triệu này, người lao động bắt buộc phải nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc thông qua doanh nghiệp. Nếu không có hồ sơ hợp lệ, kế toán không được phép tự ý trừ khoản này khi tính thuế.

Công thức tính net từ gross — từng bước

Để tính chính xác lương Net từ lương Gross, bạn cần thực hiện theo một quy trình 4 bước tuần tự. Việc nhảy cóc hoặc đảo lộn các bước sẽ dẫn đến sai số, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và sự tuân thủ của doanh nghiệp. Bước 1: Xác định mức lương đóng bảo hiểm và tính các khoản trích nộp bảo hiểm bắt buộc. Thông thường, bạn lấy mức lương đóng bảo hiểm nhân với 10.5% (gồm 8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN) để ra số tiền bảo hiểm nhân viên phải đóng.

Bước 2: Tính Thu nhập trước thuế. Bạn lấy tổng lương Gross ban đầu trừ đi số tiền bảo hiểm bắt buộc vừa tính được ở Bước 1. Con số này đại diện cho số tiền nhân viên thực sự mang về nếu như họ không phải chịu bất kỳ khoản thuế thu nhập cá nhân nào.

Bước 3: Xác định Thu nhập tính thuế. Đây là bước quan trọng nhất. Bạn lấy Thu nhập trước thuế (ở Bước 2) trừ đi các khoản giảm trừ gia cảnh (11 triệu cho bản thân + 4.4 triệu x số người phụ thuộc). Nếu kết quả ra một con số âm hoặc bằng 0, nhân viên đó không phải nộp thuế TNCN. Nếu kết quả là một số dương, con số dương đó chính là "Thu nhập tính thuế" để áp vào biểu thuế 7 bậc.

Bước 4: Tính thuế TNCN và chốt lương Net. Bạn mang phần Thu nhập tính thuế áp dụng vào biểu thuế luỹ tiến 7 bậc đã trình bày ở trên để ra số tiền thuế TNCN phải nộp. Cuối cùng, công thức chốt hạ là: Lương Net = Tổng lương Gross - Tiền bảo hiểm (Bước 1) - Tiền thuế TNCN (Bước 4). Đây chính là số tiền chính xác bạn cần chuyển khoản cho nhân viên.

Ví dụ tính cụ thể 3 case (10tr, 20tr, 50tr)

Để các chủ doanh nghiệp dễ hình dung, chúng ta hãy cùng đi qua 3 ví dụ thực tế với các mức thu nhập và hoàn cảnh gia đình khác nhau. Giả định trong cả 3 trường hợp, lương Gross cũng chính là mức lương đóng bảo hiểm để việc tính toán được đơn giản và dễ hiểu nhất.

Trường hợp 1: Nhân viên A có lương Gross 10.000.000 VNĐ, không có người phụ thuộc. Đầu tiên, tính bảo hiểm bắt buộc: 10.000.000 x 10.5% = 1.050.000 VNĐ. Thu nhập trước thuế của A là: 10.000.000 - 1.050.000 = 8.950.000 VNĐ. Tiếp theo, xét giảm trừ gia cảnh: A được giảm trừ bản thân 11.000.000 VNĐ. Vì thu nhập trước thuế (8.950.000) nhỏ hơn mức giảm trừ bản thân (11.000.000), nên Thu nhập tính thuế của A nhỏ hơn 0. Do đó, A không phải đóng thuế TNCN. Lương Net thực nhận của A là: 10.000.000 - 1.050.000 = 8.950.000 VNĐ.

Trường hợp 2: Quản lý B có lương Gross 20.000.000 VNĐ, có 1 người phụ thuộc (con nhỏ). Bảo hiểm bắt buộc của B: 20.000.000 x 10.5% = 2.100.000 VNĐ. Thu nhập trước thuế: 20.000.000 - 2.100.000 = 17.900.000 VNĐ. Tổng mức giảm trừ gia cảnh của B là: 11.000.000 (bản thân) + 4.400.000 (1 người phụ thuộc) = 15.400.000 VNĐ. Thu nhập tính thuế của B: 17.900.000 - 15.400.000 = 2.500.000 VNĐ. Con số 2.5 triệu này rơi vào Bậc 1 (dưới 5 triệu) của biểu thuế, chịu thuế suất 5%. Thuế TNCN của B: 2.500.000 x 5% = 125.000 VNĐ. Lương Net thực nhận của B: 20.000.000 - 2.100.000 - 125.000 = 17.775.000 VNĐ.

Trường hợp 3: Giám đốc C có lương Gross 30.000.000 VNĐ, không có người phụ thuộc. Bảo hiểm bắt buộc của C: 30.000.000 x 10.5% = 3.150.000 VNĐ. Thu nhập trước thuế: 30.000.000 - 3.150.000 = 26.850.000 VNĐ. Giảm trừ gia cảnh của C chỉ có bản thân: 11.000.000 VNĐ. Thu nhập tính thuế: 26.850.000 - 11.000.000 = 15.850.000 VNĐ. Mức thu nhập này rơi vào Bậc 3, ta tính luỹ tiến như sau:

• Bậc 1 (5 triệu đầu tiên): 5.000.000 x 5% = 250.000 VNĐ.
• Bậc 2 (5 triệu tiếp theo): 5.000.000 x 10% = 500.000 VNĐ.
• Bậc 3 (phần còn lại: 15.850.000 - 10.000.000 = 5.850.000): 5.850.000 x 15% = 877.500 VNĐ. Tổng thuế TNCN của C: 250.000 + 500.000 + 877.500 = 1.627.500 VNĐ. Lương Net thực nhận của C: 30.000.000 - 3.150.000 - 1.627.500 = 25.222.500 VNĐ.

Phụ cấp KHÔNG tính BHXH (ăn ca, điện thoại, công tác phí)

Một chiến lược tối ưu chi phí hợp pháp mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng là cấu trúc lương bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp. Không phải mọi khoản tiền bạn trả cho nhân viên đều phải cộng vào để tính đóng bảo hiểm xã hội. Theo quy định (tham khảo Thông tư số 06/2021/TT-BLĐTBXH ngày 07/07/2021), có một số khoản chế độ và phúc lợi không được tính làm căn cứ đóng BHXH, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Khoản phụ cấp phổ biến nhất là phụ cấp ăn trưa (ăn ca). Nếu doanh nghiệp chi trả bằng tiền mặt cho nhân viên để họ tự lo bữa ăn giữa ca, khoản tiền này không bị tính đóng BHXH. Tương tự, các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại cũng được miễn đóng bảo hiểm nếu được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động. Công tác phí — khoản tiền chi trả cho nhân viên khi họ đi công tác (bao gồm tiền vé xe, khách sạn, phụ cấp lưu trú) — cũng hoàn toàn nằm ngoài quỹ lương đóng bảo hiểm.

Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc tách các khoản phụ cấp này phải dựa trên tính chất công việc thực tế và có định mức hợp lý. Bạn không thể trả một mức lương cơ bản quá thấp (dưới mức lương tối thiểu vùng) và bù đắp bằng hàng chục triệu tiền phụ cấp xăng xe hay điện thoại chỉ để trốn đóng bảo hiểm. Cơ quan chức năng khi thanh tra sẽ bóc tách và truy thu nếu phát hiện các khoản phụ cấp này thực chất là một phần của mức lương cố định được "ngụy trang".

Phụ cấp KHÔNG tính TNCN

Tương tự như bảo hiểm xã hội, luật thuế cũng có những quy định mở nhằm miễn thuế cho một số khoản phụ cấp mang tính chất hỗ trợ điều kiện làm việc cho người lao động. Theo hướng dẫn (tham khảo Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013), việc nắm rõ các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN sẽ giúp doanh nghiệp thiết kế gói thu nhập (Compensation & Benefits - C&B) hấp dẫn hơn trong mắt ứng viên mà không làm tăng chi phí thuế.

Đầu tiên phải kể đến phụ cấp ăn ca. Khác với BHXH không giới hạn mức trần, luật thuế quy định mức phụ cấp ăn ca bằng tiền mặt không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN tối đa là 730.000 VNĐ/người/tháng. Nếu doanh nghiệp chi trả 1.000.000 VNĐ/tháng cho tiền ăn, thì 730.000 VNĐ được miễn thuế, phần vượt quá 270.000 VNĐ sẽ phải cộng vào thu nhập chịu thuế của nhân viên. (Lưu ý: Nếu doanh nghiệp tự nấu ăn hoặc mua suất ăn cho nhân viên thì toàn bộ chi phí này không bị tính thuế TNCN).

Thứ hai là phụ cấp trang phục. Nếu doanh nghiệp phát đồng phục bằng hiện vật, toàn bộ giá trị hiện vật được miễn thuế. Nhưng nếu chi bằng tiền mặt để nhân viên tự may sắm, mức miễn thuế tối đa là 5.000.000 VNĐ/người/năm. Ngoài ra, các khoản công tác phí, tiền cước điện thoại khoán chi theo đúng quy chế của công ty cũng được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế. Việc quy định rõ ràng các khoản này trong Bộ 12 mẫu văn bản nhân sự bắt buộc cho DN dưới 20 người là cực kỳ cần thiết để có chứng từ hợp lệ giải trình với cơ quan thuế.

Lương 13 / thưởng năm — tính thuế thế nào

Tháng lương thứ 13 hay các khoản thưởng cuối năm, thưởng hiệu quả công việc luôn là niềm mong đợi của người lao động, nhưng cũng là bài toán đau đầu của kế toán khi tính thuế và bảo hiểm. Về mặt bảo hiểm xã hội, theo quy định của Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019, tiền thưởng là khoản tiền mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Do tính chất không cố định, các khoản tiền thưởng này KHÔNG làm căn cứ để tính đóng BHXH.

Tuy nhiên, về mặt thuế Thu nhập cá nhân, câu chuyện lại hoàn toàn khác. Mọi khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công (bao gồm cả tiền thưởng, lương tháng 13) đều phải chịu thuế TNCN. Nguyên tắc tính thuế đối với khoản thưởng này là: Tiền thưởng được chi trả vào tháng nào thì sẽ được cộng gộp vào thu nhập của tháng đó để tính thuế TNCN theo biểu luỹ tiến 7 bậc.

Thực tế ở các doanh nghiệp nhỏ, khi cộng gộp lương tháng 13 vào lương tháng cuối năm, tổng thu nhập của nhân viên sẽ tăng vọt, đẩy họ lên các bậc thuế cao hơn (ví dụ từ bậc 2 lên bậc 4). Điều này dẫn đến việc số tiền thuế bị khấu trừ trong tháng đó rất lớn, khiến nhân viên hụt hẫng. Để giải quyết, chủ doanh nghiệp cần truyền thông rõ ràng từ trước về nghĩa vụ thuế đối với khoản thưởng này, hoặc có thể chọn phương án chia nhỏ khoản thưởng ra chi trả vào các tháng khác nhau để "làm phẳng" mức thuế luỹ tiến, giúp nhân viên tối ưu được thu nhập thực nhận.

Bảng lương mẫu DN nhỏ — format gồm cột nào

Một bảng lương chuẩn chỉnh không chỉ là công cụ để tính toán số tiền cần chuyển khoản, mà còn là chứng từ pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan thuế và bảo hiểm sau này. Đối với các doanh nghiệp nhỏ trong 12 tháng đầu vận hành, bạn không cần những hệ thống phần mềm ERP đồ sộ, nhưng bảng lương Excel của bạn bắt buộc phải có đủ các trường thông tin cơ bản để thể hiện rõ ràng dòng tiền từ Gross sang Net.

Đội biên tập VSIS khuyến nghị một bảng lương tiêu chuẩn nên được thiết kế theo chiều ngang, đi từ thông tin nhân sự, các khoản thu nhập, các khoản khấu trừ, và cuối cùng là số tiền thực lĩnh. Sự rõ ràng trong từng cột giúp nhân viên khi nhận phiếu lương (payslip) có thể tự kiểm tra và đối chiếu mà không cần thắc mắc nhiều với bộ phận nhân sự.

• Cột Thông tin cơ bản: STT, Họ và tên, Chức vụ, Số ngày công chuẩn, Số ngày làm thực tế.
• Cột Thu nhập (Gross): Lương cơ bản, Phụ cấp ăn trưa, Phụ cấp điện thoại, Thưởng doanh số, Tổng thu nhập Gross.
• Cột Khấu trừ Bảo hiểm: Lương đóng BHXH, Trừ BHXH (8%), Trừ BHYT (1.5%), Trừ BHTN (1%), Tổng trừ bảo hiểm.
• Cột Khấu trừ Thuế: Số người phụ thuộc, Tổng mức giảm trừ, Thu nhập tính thuế, Thuế TNCN phải nộp.
• Cột Tổng kết: Thực lĩnh (Net), Chữ ký xác nhận của nhân viên (nếu dùng bản cứng) hoặc ghi chú ngày chuyển khoản.

Excel template tự động tính

Hiểu được những khó khăn của các chủ doanh nghiệp non-technical khi phải tự tay xử lý những công thức tính toán phức tạp, đặc biệt là hàm IF lồng nhau để tính thuế luỹ tiến 7 bậc, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn một công cụ hỗ trợ đắc lực. Việc tự xây dựng bảng tính từ con số không không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót công thức, dẫn đến tính sai lương cho toàn bộ công ty.

Bạn có thể tải ngay file Excel template tự động tính lương Gross sang Net tại thư viện template miễn phí của chúng tôi. File Excel này đã được thiết lập sẵn các công thức chuẩn xác nhất theo quy định pháp luật hiện hành. Bạn chỉ cần nhập các thông số đầu vào cơ bản: Mức lương Gross thỏa thuận, số ngày công thực tế, và số lượng người phụ thuộc của từng nhân viên.

Ngay lập tức, bảng tính sẽ tự động bóc tách số tiền bảo hiểm phải nộp, tính toán chính xác mức giảm trừ gia cảnh, áp dụng biểu thuế luỹ tiến và trả về kết quả lương Net cuối cùng. Template cũng bao gồm sẵn tính năng in phiếu lương (payslip) hàng loạt, giúp bạn gửi thông tin minh bạch đến từng nhân viên qua email hoặc bản cứng chỉ với vài cú click chuột.

Sai lầm phổ biến (lương khoán thấp, quên giảm trừ gia cảnh)

Trong quá trình đồng hành cùng các startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Lộ trình 12 tháng, chúng tôi nhận thấy có một số sai lầm kinh điển trong việc tính lương mà hầu như founder nào cũng từng mắc phải. Những sai lầm này ban đầu tưởng chừng vô hại, nhưng khi doanh nghiệp bị thanh tra hoặc có tranh chấp lao động, hậu quả tài chính và pháp lý là rất nặng nề.

Sai lầm đầu tiên và nghiêm trọng nhất là việc áp dụng "lương khoán" ở mức rất thấp (chỉ bằng hoặc nhỉnh hơn một chút so với lương tối thiểu vùng) để làm căn cứ đóng bảo hiểm, phần còn lại trả dưới dạng "thưởng" hoặc "phụ cấp không tên" bằng tiền mặt. Mặc dù cách này giúp giảm chi phí bảo hiểm trước mắt, nhưng nó vi phạm nghiêm trọng luật lao động. Khi cơ quan chức năng kiểm tra dòng tiền thực tế qua ngân hàng, doanh nghiệp sẽ bị truy thu toàn bộ số tiền bảo hiểm trốn đóng, cộng thêm tiền phạt chậm nộp rất lớn.

Sai lầm thứ hai là sự chậm trễ hoặc quên đăng ký giảm trừ gia cảnh cho nhân viên. Nhiều kế toán nội bộ thiếu kinh nghiệm thường đợi đến cuối năm mới thu thập hồ sơ người phụ thuộc. Điều này khiến nhân viên bị trừ thuế TNCN oan uổng trong suốt các tháng trong năm, gây bức xúc và giảm động lực làm việc. Sai lầm thứ ba là sự mập mờ giữa Gross và Net trong thư mời nhận việc (Offer Letter). Việc không ghi rõ "Mức lương này là Gross hay Net" dẫn đến việc nhân viên đinh ninh đó là Net, đến ngày nhận lương bị trừ đi 10.5% bảo hiểm sẽ tạo ra một cuộc khủng hoảng niềm tin ngay trong tháng làm việc đầu tiên.

Khi nào cần kế toán/dịch vụ tính lương

Trong những tháng đầu tiên, khi quy mô nhân sự chỉ loanh quanh dưới 5 người với cơ cấu lương cố định đơn giản, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự dùng Excel template để tính lương nhằm tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, bài toán nhân sự sẽ không còn đơn giản như những ngày đầu.

Bạn nên bắt đầu cân nhắc việc thuê kế toán chuyên trách hoặc sử dụng dịch vụ tính lương (Payroll outsourcing) khi quy mô đội ngũ vượt quá 10-15 người. Lúc này, các biến số bắt đầu xuất hiện dày đặc: nhân viên nghỉ ốm thai sản cần làm thủ tục hưởng chế độ BHXH, cơ cấu hoa hồng kinh doanh phức tạp theo từng bậc doanh thu, nhân sự ra vào liên tục cần báo tăng/giảm bảo hiểm kịp thời. Nếu founder phải dành hơn 3 giờ mỗi tháng chỉ để loay hoay với bảng lương và các thủ tục hành chính, đó là lúc chi phí cơ hội của bạn đang bị lãng phí nghiêm trọng.

Thay vì tự mình gánh vác những rủi ro về sai sót số liệu và chậm trễ deadline báo cáo, việc ủy thác cho các chuyên gia sẽ giúp bạn an tâm tuyệt đối. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp trọn gói, đảm bảo tuân thủ 100% pháp luật với chi phí hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ, hãy tham khảo dịch vụ Hỗ trợ DN từ VSIS. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ thay bạn xử lý toàn bộ nghiệp vụ từ tính lương, khai báo thuế TNCN đến quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Key Takeaways

• Luôn đàm phán và ký hợp đồng lao động bằng lương Gross để minh bạch trách nhiệm tài chính và bảo vệ doanh nghiệp trước các thay đổi của luật.
• Người lao động phải trích 10.5% từ lương Gross để đóng bảo hiểm bắt buộc (8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN).
• Thuế TNCN được tính theo phương pháp luỹ tiến 7 bậc (từ 5% đến 35%), chỉ áp dụng trên phần thu nhập vượt quá các khoản giảm trừ.
• Mức giảm trừ gia cảnh hiện hành là 11 triệu đồng/tháng cho bản thân và 4.4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc hợp lệ.
• Các khoản phụ cấp như ăn ca (tối đa 730k/tháng), điện thoại, công tác phí nếu có quy chế rõ ràng sẽ không bị tính vào BHXH và thuế TNCN.
• Lương tháng 13 và tiền thưởng cuối năm không phải đóng BHXH nhưng vẫn phải chịu thuế TNCN gộp vào tháng chi trả.
• Tránh tuyệt đối việc chẻ nhỏ lương cơ bản xuống mức quá thấp để trốn đóng bảo hiểm, rủi ro truy thu và phạt tiền là rất lớn.

Câu hỏi thường gặp

1. Lương thử việc có phải đóng bảo hiểm xã hội và thuế TNCN không? Theo quy định, hợp đồng thử việc không thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH. Tuy nhiên, về thuế TNCN, nếu lương thử việc từ 2 triệu đồng/lần chi trả trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả cho nhân viên (trừ khi nhân viên làm bản cam kết thu nhập chưa tới mức phải nộp thuế theo mẫu 08/CK-TNCN).

2. Nhân viên làm part-time (bán thời gian) tính lương và thuế như thế nào? Nhân viên part-time ký hợp đồng dưới 1 tháng không phải đóng BHXH. Tuy nhiên, tương tự như thử việc, mọi khoản chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên đều phải khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn.

3. Công ty có thể trả lương Net và tự gánh toàn bộ thuế/bảo hiểm cho nhân viên được không? Hoàn toàn được. Đây gọi là phương pháp "Gross-up". Doanh nghiệp sẽ phải dùng công thức quy đổi ngược từ Net sang Gross để xác định mức lương đóng bảo hiểm và tính thuế TNCN. Tuy nhiên, cách này làm tăng chi phí vận hành của doanh nghiệp lên rất cao và quy trình tính toán phức tạp hơn nhiều.

4. Nếu nhân viên làm việc ở 2 công ty cùng lúc thì tính thuế và bảo hiểm ra sao? Về BHXH, nhân viên chỉ đóng bảo hiểm ở công ty ký hợp đồng lao động đầu tiên. Về thuế TNCN, nhân viên phải tự tổng hợp thu nhập từ cả 2 nơi để quyết toán thuế cuối năm. Công ty thứ 2 sẽ phải khấu trừ 10% thuế TNCN trên toàn bộ thu nhập chi trả (không được áp dụng biểu luỹ tiến và giảm trừ gia cảnh tại công ty thứ 2).

5. Tiền trợ cấp thôi việc có bị tính thuế TNCN không? Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm được chi trả theo đúng quy định của Luật Lao động sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp trả cao hơn mức luật định, phần vượt trội đó sẽ phải chịu thuế.